Yöneticinin Klavuzu - 7

İşinizdeki insanlarla iş dışında bir araya geliyorsanız bu ilişkiler
sorumlulukları etkilememelidir. Ekibiniz sizi her zaman gözetleyecektir.
Elemanlarınızla veya sizinle aynı düzeydeki iş arkadaşlarınızla iş dışı
dostluklarda huzursuzluk hissediyorsanız, bu tür ilişkiler kurmaya
kalkışmayın ve kendinizi suçlu hissetmeyin.
KİŞİLERİN MOTİVE EDİLMESİ
Motivasyon insanların başarılı olmalarına, kişisel tatmine ulaşmalarına
yardımcı olmaktır. Siz her ekip elemanının işlerinden beklediklerini
bulmalarına yardımcı olmak zorundasınız.
387
İnsanlarla tek tek konuşmak için zaman ayırın. Ekibinizin kıdemli ve
kıdemsiz üyelerini sizinle işlerini konuşmaya yönlendirecek bir "beden dili"
kullanın; karşınızdakinin yüzüne bakarak onu ciddi bir şekilde dinleyin.
Gerekirse açıkça not alın ve sonra anlaştığınız noktaları özetleyin. Yanlış
anlaşılmayı önlemek üzere, sadece aynı fikirde olduğunuz konularda başınızı
sallayın; kendisini dinlediğinizi göstermek için başınızı sallamayın.
388
Konuşmaları sona erdirme tekniğini öğrenin: "Pekala, Mike
(yerinizden kalkın), geldiğin için teşekkür ederim. Bugünlük bu
kadar görüşme yeter sanırım. Ayın 28'nde yine bir araya gelip
gelişmeleri tartışalım."
389
Elemanlarınızdan kopmayın ve uzaklaşmayın, mevkileri ne
olursa olsun, herkese saygıyla davranın. Ekip elemanları sizin
karşınızda rahat ve doğal olmalıdırlar.
Şirketin başka bölümlerinden tanıdığınız ama o güne kadar
konuşmadığınız insanlarla konuşun. Siz inisiyatifi ele aldığınızda onlar
bundan memnun olacak ve arada bazı rahatsızlıklar söz konusuysa bunlar
ortadan kalkacaktır.
390
Sürekli kaygılı olanlara güven verin ve kendilerinden daha
emin olan ekip elemanlarının hevesliliklerinden yararlanın. İnsanlara güçlü
olduklarını hatırlatın; yetki verme ve eğitim yoluyla yeteneklerini
geliştirmelerinde yardımcı olun.
Sadece gerçekten hak edildiği zaman karşınızdakini övün.
İnsanları sık sık kutlarsanız samimiyetsiz ve üstünlük taslayan
bir havada görünürsünüz.
391
Toplantılarda hevesli insanların zamanınızı boşa harcatmalarına izin
vermeyin. Fazla konuşkan ekip elemanların konuşmalarını kapalı cümlelerle
engelleyin. Örneğin, "Christine, demek sen buna devam etmemizi istiyorsun?"
ya da, "Nick, bunu çok istediğini anlıyorum ama bir de başka birinin görüşünü
alalım. Sen ne diyorsun, Kate?" gibi.
392
Ekibinizi teşvik edin. Başarı düzeylerinin yüksek olduğuna inanmalı ve
güçlükleri sorun olarak değil, fırsat olarak görmelidirler. Böyle düşünmenin
yararlarını kendilerine vurgulayın. Sizin önerdiğinizi yapmaktan mutlu
olacaklardır: "Sally, bu hafta iki kişi eksiğimiz varken bana terfiye hazır
olduğunu kanıtlayabilir misin?"
393
Performansı günlük olarak ve düzenli toplantılarda tartışın. Kötü
performansı eleştirmeden önce çalışmalarının tatmin olduğunuz diğer yönlerini
belirtmeniz uygun olur.
394
Kötü davranışlara karşı saldırganca değil, ama kesin tavırlı olarak
yaklaşın. Ekibinizin bir elemanını azarlarken veya kendisine
bir şey öğretirken ondan nefret etmediğinizi açıkça gösterin.
Konu, kişilik konusu değildir. Hiç alaycı olmayın -eleştirileriniz
kişisel olmamalı, performansı iyileştirmeye yönelik olmalıdır.
Kişinin sorunu anlamasına yardımcı olmak için onay gerektiren
sorular sorun: "Jenny, bir müşteriye söz verdiğimiz zaman sence onu
yerine getirmek çok önemli değil mi?"
395
Elemanların ilerlemelerini dikkatle, ama destekleyerek izleyip
bir gelişme görmeye kararlı olduğunuzu gösterin.
Elemanlarınızla ancak başka çare kalmadığı takdirde evlerinde temas kurun.
PARA ÖDÜLLERİ VE DİĞER ÖDÜLLER
Parasal ödül önemlidir ama, tek başına para yeterli bir ödül değildir.
396
İnsanları parasal olarak ödüllendirdiğiniz gibi onlara değer, sorumluluk ve
mevki vererek de ödüllendirin. Elemanlarınızı terfi için başvurmaya teşvik
edin. Onların başarıları size bir tehdit olarak görünmesin -ve size yakın
düzeyde çıkacak boşlukları ekibinizin içinden doldurmaya çalışın.
397
Sadece satış departmanını değil, her düzeyde ve her bölümdeki performansı
kolayca anlaşılabilen teşviklerle ödüllendirin.
Kar, üretim, kalite ve randıman artımıyla elde edilen fazla kazancın hem
şirkete hem de kişiye yararı olmalıdır.
398
Ekibinizi bir amaçta birleştiren cazip planlar tasarlayın. Invicta'da güç
bir satış hedefi başarıldığında lüks bir tatil köyünde
iki günlük bir tatil vaadi normalden çok çaba gösterilmesine
yol açmıştı. Hedefe ulaştık ve hep birlikte iki gün dinlendik.
399
Ücret politikanız başarılı olanlar için adil ve cömert olmalıdır.
Yeni bir göreve tayin edilenlere ödenen taşınma masrafları, kişilere verilen
şirket araçları, başarılı olanlara yapılan özel sağlık sigortası ve iyi bir
emeklilik planı masraf değil, yatırımdır.
NASIL BİR LİDER OLMALISINIZ?
Atılganlıkla (assertiveness) saldırganlığı (aggressivenes) karıştırmayın.
Eğer haklarınızı elde etmek için başkalarının haklarını çiğnemekten ve zor
kullanmaktan çekinmiyorsanız siz saldırgan bir yöneticisiniz. Atılgan
yöneticiler hedeflere erişmek için zorlama yaparlar ama ekiplerinin haklarını
ve ihtiyaçlarını çiğnemezler.
400
Mekanı yani ortamı kontrol altında tutun ve başka insanların
"mekan"larında rahat etmeyi öğrenin. Sakin ve rahat hareket
edin -acele edip koşuşturursanız insanlar bir kriz olduğunu sanırlar.
Toplantı odalarına kendinize güven duyarak girin. Göze batan merkezi
bir iskemle seçin ve ona doğru kendinden emin adımlarla yürüyün. İnsanlar
huzursuzsa yönetimi ele alın. Örneğin sizce yararlı olur gibi görünüyorsa
klima cihazına doğru yürürken, "Bir sakıncası yoksa klimayı açacağım," deyin.
Karşınızda kim olursa olsun doğal davranın. İnsanlara adlarıyla hitap edin,
"Beyefendi" veya "Hanımefendi" demeyin.
401
İyi bir elçi olun. İş dışında olduğunuz zamanlarda şirketinizden
ve ekibinizden iyi söz edin.
402
Bir yanlış yaptığınızda hiç yanılmazmışsınız gibi davranmayın;
yanlışlığınızı kabul edin. Eleştiriye tahammüllü olun. Bu kişiliğinize bir
saldırı değildir, o nedenle insanların söylediği her şeyi dinleyin ve düzelme
vaat edin.
Ekibinizi yapıcı eleştiriyi kabul etmeye teşvik edin.
403
Bir sorun çıktığı zaman sakin olun. Kontrolü ele alın, soruna
sistematik bir şekilde yaklaşın ve paniğe kapılmayın.
404
Heyecan yaratmayın -olumlu davranışlarda bulunmaya çalışın. Sigara ve içki
gibi alışkanlıklarınız varsa, bunlar elemanlarınızın cesaretini kıracaktır.
Sinirli davranışlar geliştirmeye karşı tetikte olun. Yakın arkadaşlarınız
size sözlerinizi sık sık tekrar ettiğinizi, elinizle ağzınızı örttüğünüzü,
saçlarınızla oynadığınızı söylerlerse bu huylarınızı kırmaya çalışın. Stres
belirtileri ekibinize de bulaşabilir.
405
Diğer bölümlerle iyi ilişkileri teşvik edin. Diğer yöneticilerle yeterli
ilişkiniz olup olmadığını kendi kendinize sorun.
Elli yıl kadar önce liderlik araştırmaları etkili liderlerin kendine
güvenleri, kararlılıkları ve isteklilikleri gibi kişisel nitelikler
üzerinde yoğunlaşırdı. Bunların değişemez huylar olduklarına
inanılır ve bu nedenle bunlara sahip olmayanların lider olamayacakları
sanılırdı. Anlayışımız geliştikçe iyi liderlerin belirli şeyler yaptıkları
için başarılı olduklarını ve kişiliğin sabit olmayıp değişebildiğini öğrendik.
Eğer siz de bunları yapabilirseniz, herkesin emrinde çalışmak isteyeceği bir
lider olursunuz.
KİŞİSEL DENETİM PLANI
Liderlik tekniği ve motivasyon
Denetlenecek eylemleriniz - Hedef tarih - Alınan sonuç
11 İletişim Kurmak
Üst düzeydeki ya da sizinle aynı düzeydeki yöneticilerle ve ekibinizle
sadece bir sorun çıktığında değil, sürekli iletişim içinde bulunun. İşler
kötü gittiği zaman durumun kötülüğünü belirten düzenli bültenler yayınlayan,
işler düzelince rakamları yine saklamaya devam eden o büyük bilgisayar
şirketi gibi olmayın.
Ekibinize, şirket hissedarlarına söyleyeceklerinizden azını
söylemeyin; her iki tarafın da şirkette çıkarları vardır. "Bir yönetici
olmak bir iletişimci olmaktır. Yöneten kişi ve bu işlevi, birbirlerinden
ayrılmayacak biçimde içiçe geçmişlerdir." (Morris E. Massey).
İletişim mesaj alıp göndermektir, başkalarının sizin zihninizdekileri,
sizin de onların zihinlerindekini anlamanız demektir.
406
Samimi ve açık sözlü olun. İmalarda bulunmak ya da alaycı olmak, açık sözlü
olmak değildir. Söylemek istediğinizi açıkça söyleyin, anlaşılacağınızdan
emin olmadıkça argo ya da o işin özel deyimlerini kullanmayın. Açık ve anlaşılır
bir dille, bilinen sözcükleri kullanarak konuşun.
407
iyi bir sözlüğünüz olsun ve yeni duyduğunuz sözcüklere bakarak dil
bilginizi artırın. Yeni sözcüklerle anlamlarını kaydetmek için yanınızda bir
not defteri bulundurun.
408
Durumu karşınızdakinin görüş açısından görerek iknaya çalışın
ve onlara sizin fikirlerinizi kabul etmenin sağlayacağı yararları
açıklayın.
409
Hevesliliğinizi gösterin. Bu sahte bir gösteri değildir; inandığınız
şeylerin dürüstçe ortaya konulmasıdır. Hevesten daha bulaşıcı bir şey vardır
ve o da heves eksikliğidir.
410
Sesinizi öfkeyle yükseltmeyin. Zorbalık görüşlerinizi daha ikna
edici yapmayacaktır -mantık çok daha güçlüdür.
411
İnsanları kırmak amacıyla bir şey söylemeyin veya yazmayın.
Böyle bir şey, sonradan pişman olsanız bile, asla geri alınamaz.
İnsanlarla çalışmak için onlardan hoşlanmak zorunda değilsiniz; düşman
yaratmak yerine köprüler kurmaya çalışın.
412
Başkalarını etkilemek için abartmaya kaçmayın. Diğer insanlar
sizin her zaman abartma yaptığınızı kabul ederek sözlerinizi
ona göre dinleyeceklerdir. Durumu olduğundan hafif göstermek çok daha
etkileyicidir.
YÜZ YÜZE GELİNDİĞİNDE UYGULANAN
İLETİŞİM TEKNİĞİ
Son yıllarda iletişim yöntemleri çok ilerlemiştir, ama hala en
önemli olan iletişim, yüz yüze iletişimdir.
413
Aksanınızı saklamaya çalışmayın ama anlaşılır şekilde konuşun.
Sizi anlamakta güçlük çekebileceklerinden kuşku duyduğunuz
insanlarla birlikteyseniz ağır konuşun, gözlerinde anlamazlık
belirtisi arayın, sizi anlayıp anlamadıklarını kontrol edin.
414
Konuşurken "şey...", "hımm..." gibi, herhangi bir anlam taşımayan ve
"bilirsiniz ya?.." gibi koşullandırıcı sözcükler kullanmayın. Bunlar gereksiz
boşluk doldurucu sözcüklerdir ve mesajınızı zayıflatırlar.
415
Konuşma becerinizi geliştirin. İnsanlara adlarıyla hitap edin, sorular
sorun, ilgi duyduğunuzu gösterin, dikkatle dinleyin ve konuşmaya son verme
teknikleri geliştirin: "Tekrar teşekkür ederim, Jim. Konuşmamızdan çok memnun
kaldım, seninle salı günü saat ikide görüşürüz."
416
Sizinle konuşan kişi konudan ayrılmadığı sürece onun sözünü
kesmeyin. Birinin konuşması ağır ya da duraklamalıysa onun
cümlelerini tamamlamayın, söylediklerini tekrar etmeyin, sabırlı olun.
417
Sadece söylediğiniz şeylerin değil onları nasıl söylediğinizin de
önemli olduğunu unutmayın. Kırıcı bir ton kullanmayın ve astlarınızı asla
onlardan yüksek sesle konuşarak susturmayın. Üst yöneticilerinizle veya
müşterilerle konuşurken boyun eğici bir ton kullanmayın.
418
Sesinizi banda kaydedin, eleştirici kulakla dinleyin ve gerekirse
bir ayna önünde tekerlemeler söyleyerek konuşmanızı düzeltin.
419
Çok hızlı veya çok yüksek sesle konuşmayın. Sesiniz monotonsa, derin bir
soluk alın ve sözlerinizi daha güçlü bir şekilde seslendirmeyi deneyin.
Bunun için herhalde ağzınızı daha fazla açmanız gerekecektir.
420
Göz göze gelin ama dik bakışlarla karşınızdakinin bakışlarını kaçırtmayın.
Araştırmalar bir konuşmada güçlü kişinin göz temasını ilk olarak bozduğunu
ama bunu iki üç saniye sonra ve ağır ağır yaptığını göstermiştir.
Birisiyle yüz yüze konuşurken iki gözüne de aynı anda bakmaya çalışmayın,
sonunda siz şaşı gibi görünürsünüz. Önce bir göze, sonra diğerine bakın.
421
Çok hızlı konuşmayın. Bu güvensizlik belirtisidir.
422
Cümlelerin sonunda sesinizi alçaltmayın. Bu sıkıldığınızı ya da
heves eksikliğinizi gösterir.
423
İnsanlarla konuşurken odadaki başka şeylerle dikkatinizi dağıtmayın.
Konuşmaya tüm dikkatinizi verin. Gözleriniz başka yönlere bakıyorsa, bu hem
kabalıktır hem de konuştuğunuz kişiye haksızlıktır.
424
Çok konuşmayın. Bilgi veriyor olmanız durumunda bile konuşmanın en az yüzde
20'sini karşınızdaki kişiye bırakın. Sizi anlayıp anlamadıklarını ancak
konuşmalarıyla öğrenebilirsiniz. Diğer mülakat ve konuşmalarda, karşınızdakini
ikna için çalışıyor olsanız bile, zamanın yüzde 5O'sinden fazlasında
konuşmayın.
425
İnsanları kendileri hakkında konuşmaya teşvik edin. Uzmanlıklarını bildiğinizi
gösterin ve bunun üzerinde durun: "Tony, bu işte sen iyisin, ne diyorsun
bakalım?" "Sen" ile kurulan cümleler her zaman "ben" ile kurulan cümlelerden
daha iyidir.
Tanıdığınız en sıkıcı insanı düşünün: hep kendinden söz ediyordur, değil mi?
426
Fikirlerinizi gerçeklermiş gibi sunmayın. "Bence..." diye söze
başlayın. Karar vermekte güçlük çektiğinizi itiraftan kaçınmayın; ama sözü
fazla uzatmayın ve uzun uzun düşünmeyin -o zaman kararsız görünürsünüz.
427
Hep ciddi olmayın, yoksa çok sıkıcı olursunuz. Fıkralar anlatmanız
gerekmez, ama günlük olayların mizahi yanlarını arayın ve konuşmayı
hafifletmek için anekdotlar anlatın. Kendi yanılgılarınızı dalga geçerek
anlatın, başkalarıyla alay etmeyin.
428
Sır saklayan ve dedikodu yapmayan, güvenli biri olarak tanınmalısınız.
DİNLEME BECERİNİZİ NASIL GELİŞTİREBİLİRSİNİZ?
Pek çok yönetici sadece işitir. Siz ise dinlemelisiniz.
429
Başkalarının söylediklerini -özellikle de tutumlarını daha iyi anlamanıza
yardım edecek olan ses tonlarını- dikkatle dinleyin.
Belirli bir rakipten korkuyla söz eden bir elemanınızın eğitime
ihtiyacı olabilir. Onlara şirketinizin güçlü yanlarını hatırlatın ve
rakibin zayıflıklarını belirtin.
430
Bir konuşma ya da toplantıdan çok sayıda şey hatırlamaya çalışmayın. Çoğu
insan yedi maddeden fazlasını akılda tutmakta güçlük çeker. Hatırlamak
istediklerinizi yazın ve durum uygunsa, karşınızdakinden bunları
doğrulamasını isteyin.
Bir gazeteden yedi sekiz maddelik bir yazıyı okuyup beş dakika sonra
aklınızda kalanları yazarak kısa vadeli belleğinizi sınayın. İş alanında
insanın dikkatini dağıtacak pek çok şey vardır ve yanlışlar çok pahalıya mal
olabilirler.
Kısa notlar almayı öğrenin -veya fikirlerin birbirleriyle ilişkilerini
gösteren kilit sözcüklerden yararlanın.
431
Dinlerken ilginizi ve dikkatinizi gösteren sözlü olmayan işaretler kullanın.
Gülümseyin, başınızı sallayın, kaşlarınız çatın.
Uygun olduğu zamanlar "hımm...", "evet", "ya...", "devam et", "elbette" gibi
sözcüklerle karşınızdakini teşvik edin ama zorlamayın. Karşınızdakini
istemediğiniz halde, sizin inanmadığı görüşünüzden söz etmek zorunda
bırakabilirsiniz.
432
Anlamadığınız bir şey olursa açıklama isteyin -asla anlamış gibi
davranmayın. Ama karşınızdakini utandırmayın da. "Kusura bakma, Julie, ama
şunu bir daha söyler misin?" deyin.
433
Anladığınızdan emin olmak için karşınızdakinin söylediklerini
özetleyin. Eğer bir iş görüşmesi yapıyorsanız konuşmaları tarafsız bir
şekilde özetleyin. "Şu halde durum şöyle: eğer ayın 14'ünde onayımızı
bildirirsek ayın 19'unda teslim edebileceksiniz ve fiyatınız da bizim
beklentimizden yüzde 6 yukarda."
434
Açık fikirli olun. Bir kimsenin söylediği her şeyi dinleyin. Varsayımlar
yapmayın -yanılıyor olabilirsiniz. Bir konu ya da bir insan sizin için fazla
ilginç değilse dikkatinizi dağıtmayın ya da daha sonra kendinizin ne
söyleyeceğini düşünmeye başlamayın. Onu dinleyin.
435
Duygu belirten sözcüklerle etkilenmeyin. Mantıksız iddiaları
dinleyin: "Ben bu konuda kararlıyım", "çok abartıyorsun", "o katı bir
insandır", gibi sözlerin size göre doğruluğu sizin görüş açınıza bağlıdır.
Bir insan için özgürlük savaşçısı olan biri, bir başkası için teröristtir.
Tarafsız olmaya çalışın. Konuşmacı ne kadar kendinden eminse, sizde o kadar
tetikte olmalısınız. Aşırı uçları benimseyen insanlar karşısında dikkatli
olun: olaylar pek seyrek olarak tam beyaz ya da siyahtır.
TOPLANTILARIN YÖNETİLMESİ
İş alanında kötü yönetilen bir toplantıya katılmak kadar sıkıntı
veren başka bir şey yoktur. Buradaki taviyelerimizi uygularsanız
insanlar sizin toplantılarınıza katılmak için can atacaklardır.
436
Bilgi vermek, gelişmeleri gözden geçirmek, planlamak, yeni fikirleri
incelemek ve takım ruhunu ayakta tutmak için ekibinizi ayda en az bir kere
toplayın. İnsanlara toplantı gündemine madde ekleme izni verin, gündemi
önceden dağıtarak yöneticilere ekiplerine danışmak ve oluşmuş fikirlerle
gelmek fırsatı tanıyın.
437
Başkanlığını yaptığınız toplantılarda, toplantı disiplinini sıkı bir
şekilde kontrol edin ama çok katı ve hiç eğilmez olmayın. Konuşmaları kısa
tutarak gündemi tamamlayın. Herkesin kürsüden konuşmasında ısrar etmeyin.
İki üç kişi arasında yararlı bir tartışma başlarsa, grubu ilgilendirdiği
sürece buna izin verin.
438
Çok konuşkan üyelerin toplantıya hakim olmalarını önleyin.
Konuşmaları sırasında bir noktayı bitirmelerini bekleyin, sonra
göz temasını keserek başka birine bir soru yöneltin. Bir insan
ne kadar çok konuşursa konuşsun, soluk almak için duraklayacaktır, o zaman
araya girin: "Evet, teşekkür ederim, Andrew. Sen ne diyorsun, Helen?"
439
Her maddenin görüşülmesinden sonra alınan kararları, kimin
ne yapacağını toplantı tutanağında belirtin ve sonra herkese
birer kopya gönderin. Kimi zaman sizin el yazınızla tuttuğunuz
tutanak toplantı sonunda fotokopiyle çoğaltılıp dağıtılabilir.
Karar alınan bir konunun yerine getirilmesini izleyin; bu açıdan
bir kuşkunuz varsa konuyu yakın takibe alın.
440
Toplantılara hakim olmaya ve kendi görüşlerinizi dayatmaya
kalkışmayın. Başkalarının görüşlerini almak sizi gerçekten ilgilendiriyorsa
-ki, ilgilendirmelidir -önce onlara fikirlerini söyleme fırsatı tanıyın.
"Bence XL modelini hemen satışa sunmalıyız. Sen ne dersin, John?" sorusu
hırslı bir asttan dürüst bir yanıt çıkartmayacaktır. "Sizce XL modelini ne
zaman satışa sunmalıyız?" daha doğru bir yaklaşımdır. Fazla dışadönük olmayan
elemanlar arkadaşları arasındayken kuşkularını daha çok dile getirebilirler.
Toplantı taktikleri kullanarak karşı görüşlü olanları konuşturmamak hatalı
bir tutumdur. Karşıt görüş açıkça ortaya çıkmalı, söylenmek istenenler
gerçekten dinlenip, anlaşılmalıdır.
Bir karar verildiğinde bunu ekibinize heyecanla kabul ettirin.
Bunun yararlarını vurgulayın, mantığını açıklayın, kuşkuları veya korkuları
açık sözlülükle yanıtlayın. Kuşkulu olanlara kızmayın -korkularını yenerek,
onları kazanmaya çalışın.
441
Toplantılarda ancak kararların oy çokluğu ile alınmasını gerekli
gördüğünüzde demokratik yollara başvurun. Bunun dışındaki
durumlarda, kararınızı açıklayın, ama özür dilemeyin. Sizin
amacınız doğru karar vermektir ve doğru kararlar her zaman
herkesin onayladığı kararlar değildir.
TOPLULUKLAR KARŞISINDA KONUŞMA TEKNİĞİ
Pek çok yönetici, büyük bir topluluk önünde konuşmak söz konusu olduğunda
korkudan ne yapacaklarını şaşırırlar. Diğer yönetici becerileri gibi
gruplarla konuşmak da bazı kurallar dizisine uymaktan başka bir şey değildir.
Kimse doğuştan parlak bir konuşmacı değildir. Profesyoneller bile topluluklar
karşısında konuşurken heyecanlı olduklarını itiraf ederler.
442
Heyecanın sizi ekibinize hitap etmekten alıkoymasına izin vermeyin. Bu
sizin lider olarak rolünüzün önemli bir parçasıdır ve ayakta konuşurken rahat
olmayı öğrenmelisiniz. Pratiğiniz arttıkça daha az heyecanlı olacaksınız ve
büyük topluluklar önünde rahatça konuşacaksınız.
443
Konuşmanızı GSÖSS şeklinde planlayın. Topluluğun dikkat ve
ilgisini çeken bir Giriş ile başlayın. Daha sonra konuyu bir mantık
sırasına göre vereceğiniz Sunuş kısmına geçin. Bunu da tamamladıktan sonra
tüm anlattıklarınızı kısaca Özetleyin. Soru sorulmasını isteyip, ardından
konuşmayı bir Sonuç bölümüyle kapayın.
444
Notlarınız için kartlar kullanın. En iyi boyut posta kartıdır ve bir
kol boyu uzaktan okunabilir. Konuşmanızda anlatacaklarınızı
başlıklara bölün; başlıkların altına düşüncelerinizi sıralayın ve
düşürme olasılığına karşı kartları numaralayın.
Çok heyecanlı değilseniz, grup çok kalabalık veya olay çok
resmi değilse yazılı metin kullanmayın.
445
Konuşmanızın başında dinleyicilere konunun önemini ve gerekliliğini,
konuşmanızdaki mantık sırasını ve ne zaman soru sorabileceklerini açıklayın.
Basılı metin dağıtıp dağıtmayacağınızı da söyleyin ki, not almanın gerekli
olup olmadığını anlasınlar.
446
Konuşmalarınızda ve arkadaşlarınıza düğün armağanı ya da
uzun hizmet ödülü vereceğiniz özel durumlarda söyleyeceğiniz
sözleri önceden prova edin. Mesleğinizde ilerledikçe "birkaç
kelime söylemek" sık sık karşınıza çıkan, zevkli bir görev olacaktır.
447
Konuşmanızı fazla uzatmayın; özellikle de bir konferansta ya
da şirket toplantısında konuşacaklardan biriyseniz. Size ayrılan
sürenin daha azını kullanmak çok daha kibarca bir davranış
olur. Provalarınız size hazırladığınız konuşmanın ne kadarını
keseceğinizi gösterecektir. Böyle yaparsanız konuşmanızda bazı boşluklar
kalacağını düşünüyorsanız, konuşma metninizi önceden yazılı olarak da
gönderebilirsiniz.
448
Sunuşunuzu daha ilginç kılmak ve mesajınızı açıklamak için
görsel yöntemlerden yararlanın. Video veya 35 mm. slayt gösterisi
sunuyorsanız bunları profesyonel kişilere hazırlatın. İnsanlar yüksek
standartlara alışmışlardır ve bundan daha azı, sunuşunuzun değerini azaltır.
449
Notlarınızı kürsünün üzerine koyup eğilmeyin -o zaman sesiniz aşağı
yönelmiş olup, soluk almanız güçleşir. Masa üstüne yerleştirilen küçük bir
kürsü kullanın. Pek çok konuşmacı ellerini ne yapacaklarını bilemez. Elinizi
cebinize sokmayın, arkanızda tutmayın ve kollarınızı kavuşturmayın.
Aradığınız çözüm kürsüdür: iki elinizle kürsüyü hafifçe tutun. Kendinize
güveniniz arttıkça sözlerinizi doğal olarak destekleyecek jestler yapmaya
başlayacaksınız.
450
Sesinizi odayı dolduracak kadar yükseltin, ama bağırmayın. Arka sıradaki
birinin kulağının ağır işittiğini varsayın -söylediğiniz her sözcük
duyulmalıdır. Başınızı dik tutun, noktalama işaretlerinde soluk alın ve
acele etmeyin.
Belirli önemi olan noktaları vurgulamak için sessizliklerden
yararlanın. Usta konuşmacıları seyredin. Onların görüşlerini kabul etmiyor
olabilirsiniz, ama tekniklerinden öğreneceğiniz çok şey vardır.
451
Konuşma sırasında yapacağınız el hareketlerini prova etmeyin.
Bunlar kendiliğinden olmadıkça garip görünürler. Eğer doğal
olarak jestler yapan biri değilseniz, vurgulamak için sesinizi ve
görsel malzemeyi kullanın.
452
Topluluğun mümkün olduğu kadar çok üyesiyle göz teması
sağlayın. Dikkatinizi konuşmanızı büyük bir heyecanla izlediğini gösteren
kişi üzerinde toplamaktan kaçının. Bakışlarınızı belli bir kalıba uygun
olarak insandan insana dolaştırmayın -hiçbir sıra gözetmeksizin bir iki
saniye herhangi biri üzerinde durun.
Bu, çok büyük kalabalıklar önünde de mümkündür. Sahnede
büyük bir yıldız gördüğünüzde onun sizinle göz teması sağladığını hissetmemiş
miydiniz?
453
Eğer bir grafik göstericinden yararlanıyorsanız bunu, sağ elinizi
kullanıyorsanız solunuza yerleştirin ve acemisi iseniz üzerinde
çalışın. İlgiyi çoğaltmak için iri harfli yazılar, basit çizimler ve
renk kullanın.
Bir projeksiyon aleti bunları perdeye yansıtacaktır ki, bu
yöntem büyük gruplara hitap ederken özellikle yararlıdır. Bu
yöntemden yararlanılırken de dinleyicilerle göz teması kaybedilmemelidir.
454
35 mm.'lik slaytlar gösteriyorsanız bir arkadaşınızdan projeksiyon
makinesini kullanmasını isteyin, ya da daha iyisi, bir uzaktan kumanda aleti
kullanın. Kullandığınız makine ne marka olursa olsun, odaklamasını önceden
yapın ve yedekte birkaç ampul bulundurun.
455
Görünüşünüze dikkat edin. Eğer iyi görünüyorsanız hem kendinize daha çok
güven duyacak, hem de dinleyicileri etkileyeceksiniz. Bu her zaman önemlidir
ve hitap ettiğiniz kendi elemanlarınızsa, daha da önemlidir.
456
Sözünüzü bitirin, dinleyicilere dikkatleri için teşekkür edin ve
hiç tereddüt etmeden oturun. Belki de bir teşekkür için hazırlıksız bir
konuşma yapıyorsanız sözü uzatmayın ve aklınızdakiler tükenene kadar
konuşmayın. Kısa konuşun ve konudan ayrılmayın. Kalıcı olan izlenim en son
izlenimdir.
YAZILI İLETİŞİM TEKNİĞİ
Kalem kılıçtan daha güçlü olabilir, ama yazılı sözcükler, iletişimin en
az etkili biçimidir. Zayıf yöneticiler sayısız mektup ve not yazarlar,
başkalarıyla işlerinde yüz yüze gelmek yerine yazışmayı tercih ederler.
Siz kararlı bir yönetici olarak mümkün olduğu kadar yüz yüze veya telefonla
ilişki kurmalısınız ama kendinizi yazıyla anlatmakta da beceri kazanmanız
gerekir.
457
Zaman veya para tasarrufu sağlamak veya konunun kayda geçirilmesi
gerektiği zaman yazılı iletişimden yararlanın. Mektuplarınız kısa, genelde
bir sayfa olmalıdır.
458
Gelen mektuplara bir iş günü içinde karşılık verin, veya bilgi
edinemediğiniz takdirde mektubu aldığınızı ve yanıtını ilk fırsatta
vereceğinizi bildirin: "6 haziran tarihli mektubunuz için
teşekkür ederim. Kayıtlarımızda ayrıntılı bir araştırma yapabilmemiz için
bir iki gün gerekeceğini tahmin edersiniz. İstediğiniz bilgiyi size hafta
sonundan önce ileteceğim. İşbirliğiniz için teşekkür ederim, bu süre içinde
yardımcı olabileceğim herhanği bir konu varsa bildirmenizi rica ederim."
459
Anlaşmaları teyid etmek (onaylamak) istiyorsanız bunu yazılı
olarak yapın: "Salı günkü görüşmemizden çok memnun kaldım ve şimdi size
üzerinde anlaştığımız konuları doğrulamak için yazıyorum. Ben size...
göndereceğim. Siz bize... göndereceksiniz. 13 haziran çarşamba günü sizin
Newtown'daki büronuzda buluşacağız, benim yanımda hukuk danışmanımız
Bay Arthur Nisbett olacak."
460
Teşekkür etmek veya kutlamak için yazın: "Jim, ekim satış rakamlarını az
önce gördüm. Hedefi yüzde 17 aştığınız için seni ve arkadaşlarını kutlarım.
Hepinizin ne kadar uğraştığınızı çok iyi biliyorum. Hem Albion hem Zeta'nın
rekabeti karşısında, Excelsior işini kazanmak gazetelerde sözü edilecek bir
olaydır.
Sunbeam Fotoğrafçılık firmasıyla sizin bir ekip resminizi çekmesi
için anlaştım, uygun zamanınızı öğrenmek için sizi arayacaklar."
461
Üzerinde durmak istediğiniz hususların bir listesini çıkarın ve
mektubunuzu bir konuşmaymış gibi planlayın. Mektubun bir
girişi, konuyu tanımlayan bir sunuşu ve belki de bir başlığı,
mesajınızın mantık dizisi içinde yer aldığı bir ortası (ki burada
paragraflar gerekirse numaralanmalıdır), bir de daha sonra ne
olacağını bildiren bir sonu olmalıdır.
462
Kısa cümleler ve doğal bir üslup kullanın. Okuyucunun mesajınızı anlaması
için noktalama işaretleri kullanın. Müsveddenizi okuyun ve gereksiz sözcük ve
cümleleri silin. Mektupları mümkün olduğu kadar basit yazın.
463
Sadece iyi konuşabildiğiniz takdirde mektuplarınızı dikte edin,
aksi takdirde yanlış düzeltmekle zaman harcarsınız. Bu da sıkıntı ve
gereksiz masraflar doğurur.
464
Mektuplarınızın, fakslarınızın etkileyici bir izlenim bırakmasını
sağlayın. İmzalamadan önce yazım ve gramer yanlışlıklarını
kontrol edin. Aynı sözcüğü tekrarlamaktan kaçının. Her zaman
doğru sözcüğü kullanabilmek için bir eşanlamlı sözcükler sözlüğü satın alın.
465
Mektubu kendiniz imzalayamayacaksanız, başkaları herhangi
bir açıklama yapmadan sizin yerinize imzalamamalıdır: "Bu
mektüp Janet Jones tarafından dikte ettirilmiş ve kendisi yerine
imzalanmıştır."
466
Yazı üslubunuzu kaliteli bir gazeteyi ve iyi yazılmış edebiyat
eserlerini okuyarak geliştirin. Yazılarınızda eski tabirler kullanmaktan
kaçının. Bunlar sizin ve şirketinizin eski kafalı olduğu izlenimini yaratır.
467
Yazışmalarınızı ve raporlarınızı usta bir daktilo tarafından temize
çektirin. Zarf açılmadan bile hakkınızda hüküm verilebilir.
Sunuş ve tasarım mesajın birer parçasıdır ve kusursuzluğun dışında her şey
görüntünüzü zedeleyecektir.
468
Yazılı raporlar çok sıkıcı olabilirler, ama sizinki öyle olmamalı.
Gösterişsiz bir üslup kullanın ve mümkün olan yerlerde ilgi
uyandırmak ve mesajı pekiştirmek için çizimler ekleyin.
Amacınız bilgilendirmek ve belki de ikna etmektir. Raporunuzu okuyan kişi
-ki bu büyük olasılıkla amirinizdir- meşgul bir insan olduğundan onu raporun